Anfragen werden vollständig erfasst, einem Vorgang zugeordnet und an die richtige Person oder Rolle übergeben.
Prozessdigitalisierung für KMU
Weniger Übergaben. Mehr Fortschritt im Tagesgeschäft.
Wir digitalisieren nicht um der Technik willen. Wir vereinfachen einen wichtigen Ablauf so, dass Menschen, Daten und vorhandene Systeme verlässlich zusammenarbeiten.
EingangKundenanfrageWeb · Telefon · E-Mail
Gemeinsamer VorgangAuftrag, Aufgaben und Dokumente
vollständig zuständig nachvollziehbar
Termin stehtTeam informiertKunde sieht Status
Was wir konkret digitalisieren
Wir wählen keinen abstrakten Digitalisierungsgrad, sondern einen wichtigen Ablauf mit klarem Anfang und Ergebnis. Genau dort verbinden wir Informationen, Entscheidungen und Zuständigkeiten.
Aufgaben, Termine, Fotos, Dateien, Zeiten und Freigaben bleiben für Büro und Außendienst im selben Ablauf sichtbar.
Abnahmen, Statusmeldungen und abrechnungsrelevante Daten werden nachvollziehbar vorbereitet und kontrolliert weitergegeben.
Nicht die Software ist das Problem. Meist sind es die Lücken dazwischen.
Informationen werden mehrfach erfasst
Daten wandern von E-Mail zu Papier, Tabelle und Fachsoftware. Fehler und Rückfragen entstehen an den Übergängen.
Der Status steckt in den Köpfen
Nur einzelne Mitarbeitende wissen, was erledigt ist, wer entscheiden muss und welcher Schritt als Nächstes folgt.
Systeme arbeiten nebeneinander
Website, Kalender, Buchhaltung und interne Werkzeuge tauschen keine Daten aus oder nur über manuelle Umwege.
Was kostet ein kleiner Medienbruch über ein Jahr?
Schätzen Sie einen wiederkehrenden Such-, Rückfrage- oder Übertragungsschritt. Die Berechnung zeigt nur den Zeitaufwand – keine versprochene Einsparung.
Beispiel aus dem Alltag
Vom Auftrag bis zur Rechnung – ohne Informationssuche.
Ein Handwerksbetrieb erhält Anfragen über mehrere Kanäle. Heute werden Daten übertragen, Termine abgestimmt, Fotos gesucht und Leistungen später erneut erfasst. Eine passende Lösung bildet daraus einen durchgängigen Vorgang.
Lösung für Handwerk & Außendienst ansehenBeim KundenLeistung dokumentiertFotos, Material, Zeit und Unterschrift
Im BüroVorgang vollständigKeine Zettel, keine doppelte Eingabe
Im SystemAbrechnung vorbereitetKontrolliert an die Buchhaltung übergeben
Was aus einem durchgängigen Ablauf technisch wird
Wir bilden nicht das ganze Unternehmen auf einmal ab. Für den ausgewählten Engpass entwickeln oder verbinden wir genau die Bausteine, die Informationen zuverlässig vom Eingang bis zum Ergebnis führen.
Eingang vollständig erfassen
Anfragen, Aufträge oder interne Meldungen werden mit den Angaben erfasst, die der nächste Arbeitsschritt benötigt.
Zum Beispiel Kontaktdaten, Anliegen, Standort, Fotos und gewünschter Termin.Einen gemeinsamen Vorgang anlegen
Kundendaten, Dokumente, Aufgaben und Entscheidungen erhalten einen festen Zusammenhang und sind nicht länger über mehrere Ablagen verteilt.
Zum Beispiel Auftrag, Ansprechpartner, Dateien und bisherige Rückfragen in einer Ansicht.Zuständigkeit und Status sichtbar machen
Das Team erkennt, wer übernimmt, was noch fehlt und welcher Schritt als Nächstes ansteht.
Zum Beispiel neu, Termin vereinbart, in Arbeit, Freigabe offen oder abgeschlossen.Arbeit mobil dokumentieren
Außendienst oder Mitarbeitende vor Ort erfassen die benötigten Informationen direkt beim Vorgang.
Zum Beispiel Zeiten, Material, Fotos, Messwerte und digitale Bestätigung.Freigaben und Kommunikation zuordnen
Rückfragen, Entscheidungen und Kundeninformationen bleiben nachvollziehbar mit dem Vorgang verbunden.
Zum Beispiel Angebot freigeben, Unterlage nachfordern oder Terminänderung bestätigen.Ergebnisse kontrolliert übergeben
Abgeschlossene Daten werden für den nächsten internen Schritt oder ein vorhandenes System bereitgestellt.
Zum Beispiel Leistung für Rechnung, Archiv oder Auswertung freigeben.Pragmatisch starten
Die beste Lösung kann kleiner sein, als Sie denken.
- Einen messbaren Engpass statt das ganze Unternehmen auf einmal bearbeiten.
- Vorhandene Systeme behalten, wenn sie ihren Zweck zuverlässig erfüllen.
- Berechtigungen, Datenschutz, Backups und Betrieb von Beginn an einplanen.
Technische und organisatorische Leitplanken
Prozessdigitalisierung verbindet Bedienung, Daten und Betrieb. Diese Primärquellen stützen die Leitplanken für sichere Webanwendungen, Wiederherstellung und datensparsame Abläufe; die konkrete Prozessgestaltung ist die praktische Einordnung von CGN.
- Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)
IT-Grundschutz-Baustein APP.3.1: Webanwendungen und Webservices
Belegt hier: Schnittstellen, Rollen, Protokollierung, sichere Konfiguration und Betrieb müssen bei Webanwendungen als zusammenhängende Schutzaufgabe betrachtet werden.
- Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)
IT-Grundschutz-Baustein CON.3: Datensicherungskonzept
Belegt hier: Betriebliche Abläufe benötigen nicht nur Sicherungskopien, sondern einen dokumentierten und praktisch geprüften Wiederherstellungsweg.
- Europäische Kommission
Welche Daten dürfen verarbeitet werden und unter welchen Bedingungen?
Belegt hier: Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung und angemessene Sicherheit geben den Rahmen für personenbezogene Daten in digitalisierten Abläufen vor.
Was Unternehmen vor dem Start wissen möchten
Was bedeutet Prozessdigitalisierung für ein KMU konkret?
Ein konkreter betrieblicher Ablauf wird so gestaltet, dass Daten, Aufgaben, Dokumente und Entscheidungen ohne unnötige Medienbrüche zusammenarbeiten. Das kann mit einem besseren Anfrageweg, einer kleinen Arbeitsoberfläche, einer Schnittstelle oder einer Automatisierung beginnen. Ziel ist ein nutzbarer Ablauf – nicht möglichst viel neue Software.
Müssen vorhandene Programme ersetzt werden?
Nein. Zuerst wird geprüft, welche Systeme zuverlässig arbeiten, welche Daten dort führend sind und ob geeignete Schnittstellen vorhanden sind. Eine neue Anwendung entsteht nur dort, wo Konfiguration oder Verbindung den betrieblichen Engpass nicht sinnvoll lösen.
Lohnt sich eine individuelle Lösung auch für kleine Betriebe?
Ja, wenn ein wiederkehrender Ablauf ausreichend Zeit, Fehler, Rückfragen oder Abhängigkeit von Einzelpersonen verursacht. Entscheidend sind Häufigkeit und Wirkung des Problems, nicht allein die Mitarbeiterzahl. Ein klar begrenzter Baustein kann wirtschaftlicher sein als eine große Standardsoftware mit vielen ungenutzten Funktionen.
Wie wird der erste sinnvolle Umfang festgelegt?
Wir betrachten Häufigkeit, beteiligte Rollen, benötigte Daten, Ausnahmen und vorhandene Systeme. Der erste Baustein soll klein genug für eine kontrollierbare Umsetzung und groß genug für einen spürbaren betrieblichen Nutzen sein. Häufig bildet er einen Vorgang vom Eingang bis zu einer klaren Übergabe ab, statt nur einen einzelnen Bildschirm zu liefern.
Wie werden Mitarbeitende und reale Ausnahmen einbezogen?
Der heutige Ablauf wird mit den Personen betrachtet, die ihn tatsächlich bearbeiten. Dabei werden nicht nur der Normalfall, sondern auch fehlende Unterlagen, Terminänderungen, Rückfragen und manuelle Entscheidungen aufgenommen. Ein früher Prototyp hilft, Begriffe, Reihenfolge und Zuständigkeiten vor der Entwicklung gemeinsam zu prüfen.
Wie werden Datenschutz und sicherer Betrieb berücksichtigt?
Es wird festgelegt, welche Daten für den Prozess erforderlich sind, wer sie sehen oder verändern darf und wie lange sie benötigt werden. Hosting, Zugänge, Protokollierung, Backups und Wiederherstellung werden passend zur Bedeutung des Ablaufs geplant. Rechtliche Einzelfragen können die Einbindung des Datenschutzbeauftragten oder einer spezialisierten Beratung erfordern.
Wie entstehen Kosten und Zeitrahmen?
Die größten Einflussfaktoren sind Prozessvarianten, Schnittstellen, Datenqualität, Nutzerrollen, Migration, Schutzbedarf und notwendige Tests. Auch die Verfügbarkeit fachlicher Ansprechpartner und zügige Entscheidungen wirken auf den Zeitplan. Nach der Einordnung erhalten Sie eine priorisierte Empfehlung mit nachvollziehbarem Rahmen statt eines pauschalen Softwarepreises.
Wer betreibt und pflegt die Lösung später?
CGN kann Hosting, Überwachung, Backups, Wartung und Weiterentwicklung übernehmen. Alternativ ist eine geeignete Kundenumgebung möglich, wenn technische Verantwortung und Voraussetzungen geklärt sind. Zuständigkeiten, Reaktionswege, Abnahme und eine mögliche spätere Übergabe werden vor dem Produktivstart vereinbart.
Ein konkreter Ablauf reicht für den Anfang.
Zeitfresser im Ablauf einordnenWo verliert Ihr Team heute Zeit?
Wir ordnen ein, ob eine Anpassung, Verbindung oder eigene Anwendung der sinnvollste nächste Schritt ist.