Anfragen kommen unstrukturiert und unvollständig an
Wichtige Angaben fehlen, Rückfragen beginnen und Unterlagen werden über unterschiedliche Kanäle nachgereicht.
Digitale Lösungen für Kanzleien und beratende Berufe
Vom vertrauenswürdigen Außenauftritt bis zur strukturierten Anfrage und sicheren Dokumentenübergabe: Wir entwickeln digitale Wege, die Mandanten und Ihrem Team Arbeit abnehmen.
KI · ERSTELLT
Neue Anfrage · VorprüfungStrukturiert statt im E-Mail-Verlauf
Kontaktdaten vollständig Anliegen zugeordnet Dokument sicher eingegangen
Wenn der erste Kontakt bereits unnötig Arbeit erzeugt
Gute Digitalisierung beginnt nicht mit möglichst vielen Funktionen. Sie beginnt an den Stellen, an denen Informationen fehlen, Übergaben unsicher sind oder Rückfragen Zeit kosten.
Sensible Dokumente werden per normaler E-Mail versendet
Mandanten und Kunden brauchen einen einfachen, nachvollziehbaren Weg für vertrauliche Übergaben.
Statusfragen unterbrechen die fachliche Arbeit
Ein geschützter Bereich kann nächste Schritte, fehlende Unterlagen und freigegebene Dokumente sichtbar machen.
Beispiel: Vom Erstkontakt zum geordneten Vorgang
Das Beispiel zeigt einen möglichen organisatorischen Ablauf. Die Anwendung unterstützt Erfassung und Kommunikation, ersetzt aber weder fachliche Prüfung noch Rechtsberatung.
Eine Anfrage kommt unvollständig per E-Mail an
Das Anliegen ist nicht eindeutig, wichtige Angaben fehlen und Unterlagen werden später über mehrere Nachrichten nachgereicht. Assistenz und Fachbereich müssen den Vorgang manuell zusammensetzen.
- Unklar, wer die Anfrage übernimmt
- Vertrauliche Unterlagen landen in E-Mail-Verläufen
- Mandanten fragen wiederholt nach Eingang und Status
CGN entwickelt einen sicheren digitalen Eingang
Die Website führt zur passenden Anfrage. Ein Formular erfasst die vereinbarten Angaben, ein geschützter Upload übernimmt vorgesehene Dokumente und der Eingang wird intern dem richtigen Bereich zugeordnet. Im Portal werden nur freigegebene Informationen angezeigt.
- Anliegenspezifische statt allgemeiner Datenerfassung
- Sicher geplanter Dokumentenweg mit klaren Zugriffsrechten
- Interne Zuordnung, offene Punkte und externer Status
Das Team beginnt mit einem vollständigen Eingang
Die Assistenz sieht, welche Angaben oder Unterlagen fehlen. Der zuständige Fachbereich erhält einen geordneten Vorgang. Der Mandant kennt den nächsten Schritt, ohne interne Bearbeitungsdetails einsehen zu müssen.
- Weniger Rückfragen vor der eigentlichen Facharbeit
- Nachvollziehbare Dokumentenübergabe
- Klare Trennung zwischen Mandantensicht und internem Prozess
Welche Angaben erhoben, wie lange sie gespeichert und welche Personen darauf zugreifen dürfen, wird gemeinsam mit den fachlich und datenschutzrechtlich Verantwortlichen festgelegt.
Welche Funktionen für Kanzlei und Beratung entstehen können
Wir ergänzen den Außenauftritt um genau die digitalen Schritte, die vor und während der Zusammenarbeit unnötige Rückfragen oder unsichere Übergaben verursachen.
Leistungsauftritt und Zuständigkeitsfinder
Die Website erklärt Leistungen verständlich und führt Interessenten zum passenden Kontaktweg, statt jedes Anliegen in dasselbe allgemeine Formular zu schicken.
Komplexe fachliche Prüfungen bleiben Aufgabe der Kanzlei oder Beratung – die Website sorgt für Orientierung.Geführter Erstkontakt
Je nach Anliegen werden nur die Informationen abgefragt, die das Team für Vorprüfung, Rückruf oder Terminvereinbarung tatsächlich benötigt.
Pflichtangaben und nachgereichte Informationen bleiben am selben Vorgang.Sichere Dokumentenübergabe
Mandanten und Kunden laden vorgesehene Unterlagen über einen geschützten Weg hoch. Zugriffe, Speicherort und Aufbewahrung werden passend zum Schutzbedarf geplant.
Ein gewöhnlicher E-Mail-Anhang wird nicht einfach als sicherer Prozess behandelt.Interne Zuordnung und Aufgaben
Neue Eingänge werden nach vereinbarten Kriterien einem Fachgebiet, Ansprechpartner oder Bearbeitungsstatus zugeordnet und mit offenen Aufgaben versehen.
Die Anwendung unterstützt die Organisation, trifft aber keine fachliche oder rechtliche Entscheidung.Mandantenbereich und Status
Freigegebene Dokumente, fehlende Angaben, Nachrichten und nächste Schritte werden in einer einfachen geschützten Ansicht bereitgestellt.
Bestehende Fachsoftware bleibt führend, wenn eine geeignete Anbindung möglich und sinnvoll ist.Ein klarer Weg für jede Perspektive
Die Oberfläche bleibt einfach, während Rechte und Verarbeitung im Hintergrund sauber getrennt werden.
Interessenten
Leistung verstehen, Anliegen einordnen und den passenden Erstkontakt wählen.
Mandanten & Kunden
Unterlagen geschützt übergeben, Rückfragen beantworten und Freigaben erhalten.
Sachbearbeitung & Assistenz
Eingänge prüfen, Zuständigkeiten zuordnen und offene Punkte nachhalten.
Verantwortliche
Zugriffe, Aufbewahrung, Betrieb und technische Risiken nachvollziehbar steuern.
Vertrauen braucht mehr als ein Schloss-Symbol.
- Hosting in Deutschland und verschlüsselte Übertragung
- Rollen, Berechtigungen und nachvollziehbare Zugänge
- Datensparsame Formulare und definierte Aufbewahrungswege
- Backups, Monitoring und Betrieb passend zum Schutzbedarf
Häufige Fragen
Eine erste technische Einordnung – keine Rechtsberatung.
Welche Abläufe kann eine solche Lösung konkret abbilden?
Typische Bausteine sind ein anliegenspezifischer Erstkontakt, die sichere Übergabe vorgesehener Dokumente, interne Zuordnung, offene Aufgaben und ein begrenzter Mandantenstatus. Welche fachlichen Angaben sinnvoll sind, legt die Kanzlei oder Beratung fest; CGN setzt den vereinbarten organisatorischen Weg technisch um.
Ersetzt ein Kundenportal unsere Kanzlei- oder Fachsoftware?
In der Regel nicht. Das Portal ergänzt bestehende Fachsysteme dort, wo Mandantenkommunikation, strukturierte Datenerfassung oder Dokumentenübergaben heute unnötig umständlich sind. Ob Daten übergeben werden können, prüfen wir anhand dokumentierter Schnittstellen und der jeweiligen Verantwortlichkeiten.
Können sensible Dokumente über die Website übermittelt werden?
Ja, wenn Übertragung, Speicherung, Zugriffsrechte, Löschkonzept und Betrieb entsprechend geplant sind. Ein gewöhnliches Kontaktformular ist dafür nicht automatisch geeignet.
Ist eine individuelle Lösung nur für große Kanzleien sinnvoll?
Nein. Auch ein kleineres Büro kann mit einem klar abgegrenzten digitalen Eingangskanal oder einem sicheren Dokumentenaustausch starten und später gezielt erweitern.
Wer sieht eingegangene Anfragen und Dokumente?
Die Berechtigungen folgen den tatsächlichen Zuständigkeiten. Assistenz, zuständiger Fachbereich, verantwortliche Person und Mandant benötigen unterschiedliche Ansichten. Interne Notizen, fachliche Bewertung und nicht freigegebene Dokumente werden nicht in der Mandantensicht angezeigt.
Kann der Eingang auch mobil geprüft oder bearbeitet werden?
Ja, ausgewählte Ansichten können für Smartphone und Tablet optimiert werden – beispielsweise neue Eingänge, fehlende Unterlagen oder Freigaben. Welche Tätigkeiten mobil sinnvoll und sicher sind, wird nach Schutzbedarf, Geräten und Arbeitsweise festgelegt.
Wie kann ein kleiner erster Schritt aussehen?
Ein begrenzter Einstieg kann aus einer klaren Leistungsseite, einem geführten Formular für eine häufige Anfrageart und einem geschützten Upload bestehen. Interne Aufgaben, mehrere Fachgebiete, Statusansichten oder Fachsystemanbindungen werden erst nach einem erfolgreichen ersten Ablauf ergänzt.
Wer entscheidet über Datenschutz, Aufbewahrung und rechtliche Anforderungen?
CGN plant die technische Umsetzung datensparsam und mit passenden Rollen, Verschlüsselung, Backups und Betriebswegen. Rechtsberatung leisten wir nicht. Aufbewahrungsfristen, Rechtsgrundlagen und fachliche Anforderungen stimmen die verantwortliche Organisation und bei Bedarf deren Datenschutz- oder Rechtsberatung verbindlich ab.
Wo beginnt heute die erste unnötige Rückfrage?
Wir betrachten Ihren Eingangskanal, die vorhandenen Systeme und den Schutzbedarf und schlagen einen begrenzten ersten Schritt vor.